Veel salesprofessionals besteden een groot deel van hun werkweek aan administratieve taken, informatie opzoeken, voorstellen maken en andere werkzaamheden die niet direct bijdragen aan klantcontact. Op papier lijkt AI daarvoor de ideale oplossing.

Toch merken veel salesteams die al met AI werken dat ze aan het einde van de week nauwelijks meer tijd overhouden.

Ondertussen verschijnen op LinkedIn dagelijks berichten waarin AI wordt gepresenteerd als dé manier om tientallen uren werk per week te besparen. De belofte is groot, maar in de praktijk blijft die tijdswinst voor veel organisaties uit.

Het probleem is dat veel organisaties beginnen bij de tool, terwijl de grootste winst juist zit in de manier waarop processen, systemen en informatie op elkaar aansluiten. Als je dat eerst in kaart brengt, ontdek je bovendien dat AI lang niet altijd de beste oplossing is. Soms levert het meer op om eerst een proces te vereenvoudigen of de informatievoorziening op orde te brengen.

Daarom beginnen wij met een AI Blueprint. Door eerst inzicht te krijgen in de manier waarop een organisatie werkt, wordt duidelijk waar AI daadwerkelijk waarde toevoegt. In de analyses die we uitvoeren, zien we keer op keer dezelfde drie inzichten terug.

1. Het proces is niet meer zoals het was

Wanneer een bedrijf groeit, verandert de manier van werken vaak ongemerkt mee. Wat ooit begon als een eenvoudige werkwijze wordt stap voor stap aangepast. Er komt een extra controlemoment bij. Een medewerker bedenkt een handige oplossing. Een uitzondering wordt de nieuwe standaard. Nieuwe collega's nemen die werkwijze vervolgens weer van elkaar over.

Tijdens een eerste gesprek beschrijft een directeur vaak hoe het proces ooit bedoeld was. Medewerkers vertellen vervolgens hoe het werk vandaag de dag daadwerkelijk verloopt. Beide perspectieven zijn waardevol, maar ze laten ook zien hoe processen zich in de loop der jaren hebben ontwikkeld.

Juist daarom begint een AI Blueprint met gesprekken met verschillende stakeholders. Om inzichtelijk te maken hoe de organisatie écht werkt. Pas wanneer alle perspectieven worden samengebracht, ontstaat een compleet beeld van het proces, inclusief de overdrachtsmomenten, uitzonderingen en handmatige stappen die in de loop der jaren zijn ontstaan. Vaak is dat de eerste keer dat een organisatie haar eigen manier van werken als één geheel terugziet.

2. Informatie is er genoeg, overzicht ontbreekt

Stel je voor: de accountmanager is een week op vakantie.

Een vaste klant belt met een vraag over een lopend traject. Zijn collega opent het CRM, doorzoekt de mailbox en kijkt in de gedeelde documenten. Nergens staat de afspraak waar de klant naar verwijst.

Wanneer de accountmanager terugkomt, blijkt hij precies te weten wat er is afgesproken. De informatie was er dus wel, maar niet toegankelijk voor de rest van de organisatie.

Dit is geen uitzonderlijke situatie. Vrijwel iedere organisatie beschikt over een schat aan informatie. Die zit alleen verspreid over verschillende systemen en applicaties. Klantgegevens staan in het CRM, orders in het ERP-systeem en documenten in SharePoint. Daarnaast gebruiken medewerkers mailboxen, Excel-bestanden en andere tools om hun werk gedaan te krijgen. Die systemen functioneren vaak prima, maar zijn in de loop der jaren naast elkaar ontstaan. Daardoor ontbreekt het overzicht over hoe informatie door de organisatie stroomt.

Een AI Blueprint brengt het volledige informatielandschap in kaart. Het laat zien welke systemen er zijn, hoe ze met elkaar samenhangen en welke rol ze binnen het proces spelen. Zo wordt zichtbaar waar informatie dubbel wordt vastgelegd, waar gegevens verloren gaan en waar medewerkers afhankelijk zijn van handmatig zoekwerk of van losse bestanden.

Dat inzicht vormt de basis voor betere keuzes. Soms zijn bestaande systemen prima geschikt en is een koppeling voldoende. In andere gevallen is het slimmer om processen eerst te vereenvoudigen of de informatie anders te organiseren. Pas wanneer de samenhang duidelijk is, wordt zichtbaar waar AI daadwerkelijk waarde kan toevoegen.

3. De eerste hulpvraag is zelden het vertrekpunt

Veel organisaties stappen een AI-traject in met een concrete vraag. Bijvoorbeeld omdat ze het facturatieproces willen automatiseren of een AI-assistent willen inzetten voor de klantenservice.

Tijdens een AI Blueprint verschuift dat perspectief vaak. Doordat het volledige proces en het informatielandschap inzichtelijk zijn gemaakt, wordt duidelijk waar de grootste knelpunten én kansen liggen. Soms blijken medewerkers veel meer tijd te verliezen aan het opstellen van offertes dan aan het versturen van facturen. In andere gevallen zit de grootste vertraging in de overdracht tussen afdelingen of in het handmatig overnemen van informatie.

Op basis van die inzichten ontstaat een roadmap die aansluit bij de praktijk van de organisatie. Daarin wordt duidelijk welke verbeteringen de meeste impact hebben. Soms is dat een AI-oplossing, soms een procesverbetering of een betere informatievoorziening. Juist doordat de keuzes zijn gebaseerd op de manier waarop de organisatie daadwerkelijk werkt, ontstaat een aanpak die zowel uitvoerbaar als effectief is.

Hoe we tot deze inzichten komen

De drie inzichten uit dit artikel komen voort uit een gestructureerde analyse van processen, systemen en informatiestromen. Daarvoor spreken we met verschillende stakeholders, brengen we processen, systemen en informatiestromen in kaart en onderzoeken we waar de grootste knelpunten én kansen liggen. Op basis daarvan stellen we een concreet verbeterplan op.

Op basis daarvan ontstaat een onderbouwde roadmap. Daarin wordt duidelijk welke verbeteringen de meeste impact hebben. Soms is dat een AI-oplossing, soms een procesverbetering of een gerichte salestraining. En vaak is juist de combinatie daarvan de sleutel tot blijvende resultaten.

Benieuwd waar binnen jouw organisatie de grootste kansen liggen? We denken graag met je mee tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek.